Mencari sebuah pekerjaan adalah hal yang cukup menantang bagi siapapun. Saat Anda memasukkan surat lamaran kerja via email, banyak orang yang mencari dan melamar di posisi yang sama. Itu sebabnya, sangat penting untuk memastikan bahwa cara melamarnya baik dan benar.
Tak hanya isi lamaran pekerjaan saja yang harus dibuat menarik. Cara Anda mengirim email juga akan dinilai oleh pihak HRD. Pasalnya, banyak HRD yang melakukan screening awal berdasarkan cara pelamar mengirim email. Berikut tips yang bisa Anda lakukan.
Cara Mengirim Surat Lamaran Kerja Via Email
1. Gunakan alamat e-mail yang profesional
Mengirim lamaran kerja dengan menggunakan alamat email yang tidak profesional hanya akan membuat Anda didiskualifikasi oleh tim HRD. Hal ini berlaku untuk berbagai industri, jenjang karir, dan lokasi perusahaan. Anda akan dinilai tidak bisa bekerja secara profesional.
Karena efeknya yang sangat besar di mata pihak perusahaan, itu sebabnya gunakan email yang baru jika alamat email lama terkesan tidak profesional. Bagaimana agar membuatnya terkesan profesional? Gunakan nama lengkap Anda dan diikuti angka yang tidak lebih dari 2 digit.
Anda mungkin akan mengalami kesulitan karena nama yang Anda pilih ternyata tidak available. Namun, jangan khawatir. Platform untuk membuat email tidak hanya Google. Ada banyak platform pembuatan email seperti Yahoo, AOL dan Microsoft Outlook.
2. Isi subjek email dengan benar
Subjek email merupakan hal yang sangat penting untuk dicantumkan. Bagian ini tidak boleh kosong. Biasanya employer yang memasang lowongan kerja akan mencantumkan permintaan subjek. Fungsi subjek tentu saja untuk memfilter email loker dan jenis email yang lain.
Setiap perusahaan menerima banyak email. Jika subjeknya tidak jelas atau kosong, kemungkinan surat lamaran kerja via email yang Anda kirimkan akan diabaikan atau dihapus. Usaha Anda akan sia-sia karena jangankan surat lamaran, emailnya saja bahkan tidak dibuka oleh HRD.
Namun bagaimana jika pihak employer tidak memberikan rincian subjek email? Maka Anda perlu mencantumkan format yang terdiri dari posisi pekerjaan, ID pekerjaan yang tercantum dalam loker yang Anda lihat, dan nama lengkap. Contohnya: marketing_0631939_BayuBasuki.
3. Beri nama file lamaran dengan benar
Hindari memberikan nama file pada lamaran dengan nama “lamaran”, begitu juga dengan nama “Curriculum vitae” untuk CV Anda. Saat pihak employer mendownload attachment tersebut, kemungkinan besar file kan tercampur dengan yang lain dan sulit untuk disortir.
Tetapi, bukan berarti nama file yang dicantumkan akan menyulitkan Anda dan pihak employer. Anda harus menulis “Lamaran Bayu Basuki” untuk surat lamaran dan “CV Bayu Basuki” untuk CV. Memberi nama surat lamaran asal-asalan bisa dinilai HRD sebagai orang yang malas.
4. Tentukan format file
Surat lamaran kerja via email biasanya dikirim dalam dua format umum. Format pertama adalah menggunakan PDF, sementara yang kedua adalah Microsoft Word. Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing.
Jika surat menggunakan PDF, maka tampilannya akan sama meskipun dibuka menggunakan komputer yang berbeda. Namun sayangnya, PDF tidak bisa diedit sehingga Anda perlu membuat baru untuk pembaruan. Employer juga mungkin tak bisa membuka PDF di sistem trackingnya.
Sementara pemilihan Word sebagai format lamaran juga tak kalah populer. Semua sistem tracking pihak employer bisa membuka format ini. Meski mudah diedit, namun jika sistemnya berbeda dengan pelamar, maka tampilannya akan berbeda dan malah bisa jadi berantakan.
5. Tulislah sesuatu di badan email
Melamar kerja tentunya melampirkan lamaran dan CV di bagian lampiran. Namun bukan berarti Anda membiarkan badan emailnya kosong begitu saja. Sebagian employer umumnya langsung mendiskualifikasi pelamar yang seperti ini karena dianggap tidak profesional.
Ingatlah bahwa kemampuan berkomunikasi yang baik sangat diapresiasi oleh pihak perusahaan manapun dan di berbagai industri. Saat melamar, mereka akan melihat cara Anda berkomunikasi secara tak langsung melalui email. Tulislah dengan sederhana dan pendek seperti:
Kepada HRD,
Saya tertarik dengan lowongan kerja desain grafis di perusahaan Anda. Kualifikasi dan pengalaman saya cocok untuk mengisi posisi tersebut. Mohon untuk menyempatkan mereview lamaran dan CV yang saya lampirkan di bawah ini. Semoga saya bisa mendapat panggilan untuk mendiskusikan kesempatan kerja ini.
Dengan hormat,
Bayu Basuki.
6. Tampilkan signature
Signature adalah bagian email yang berfungsi sebagai penutup. Letaknya berada di paling bawah dari badan email. Selain penutup, signature atau tanda tangan juga memudahkan employer untuk mengontak Anda. Mereka juga akan menilai bahwa Anda orang yang profesional.
Format signature juga tidaklah menyulitkan anda. Ada beberapa informasi yang bisa Anda cantumkan selain tanda tangan. Selain nama, tambahkan nomor telepon, profil sosial media seperti LinkedIn, dan link website yang berisi portofolio Anda juga memang dibutuhkan.
Jangan cantumkan terlalu banyak informasi di bagian signature. Email Anda akan terlalu panjang nantinya. Lagipula, informasi pribadi juga sudah dicantumkan dalam CV yang Anda lampirkan. Buatlah sederhana dan pendek yang memudahkan employer untuk mengontak Anda.
7. Gunakan gaya dan font yang sederhana
Yang pasti, hindarilah menulis lamaran kerja dengan style dan font yang tidak umum. Bukannya menarik, HRD mungkin akan kesulitan untuk membaca suratnya. Apalagi, pihak HRD biasanya menggunakan teknik scanning dalam membaca dan tak lebih dari 15 detik.
Selain font yang mudah dibaca, pastikan Anda tak menyertakan format HTML, font yang berwarna, gambar yang tidak perlu, terlebih emoticon. Gunakan format yang formal sehingga HRD bisa menilai sejauh mana profesionalitas Anda untuk bekerja di perusahaannya.
Baca juga: Cara Melamar Kerja Online Agar Lamaran Kamu Tidak Sia-sia
8. Jangan menunda waktu
Saat anda sudah menemukan lowongan kerja, jangan menunda waktu untuk mengirim lamaran jika lowongan cocok dengan Anda. Ada banyak pelamar lain yang mungkin saja sudah dilirik oleh pihak HRD sesaat setelah lowongan kerja dipost di platform tertentu.
Jika memang ada perusahaan tertentu yang menjadi tempat impian Anda bekerja, jadilah seorang yang proaktif. Carilah kontak perusahaan tersebut dan kirimlah email tentang posisi yang diinginkan. Jika suatu saat mereka membutuhkan karyawan, Anda bisa langsung diingat oleh mereka.
9. Edit dan baca ulang
Pastikan sebelum lamaran dikirim, Anda telah membaca ulang hal-hal yang Anda tulis baik di subjek, badan email, dan isi lamaran. Hindari typo dan kesalahan penggunaan huruf kapital. Meski terkesan sepele, di mata HRD dua hal tersebut merupakan kesalahan fatal dan tidak profesional.
Baik email maupun Word, ada program spellchecker yang bisa digunakan. Selain kesalahan kata, Anda juga bisa melakukan kesalahan fatal seperti membuat kalimat yang tidak efektif. Anda bisa sharing dengan rekan agar lamaran di email menjadi lebih baik.
10. Ikuti ketentuan
Pihak HRD yang sudah memasang lowongan kerja pasti mencantumkan syarat dan ketentuan untuk mengirim lamaran kerja via email. Patuhi semua yang tercantum di sana. Jika salah satunya tak memenuhi kriteria, Anda hanya akan menunggu hal yang tak pasti.
Baca Juga:
- 7 Pertanyaan yang sering di Tanyakan oleh HRD Saat Interview Kerja
- Penyebab Anda Sering Gagal Saat Wawancara Kerja
Setelah membaca tips di atas, mulailah untuk membuat draft lamaran kerja di email Anda. Hal ini akan memudahkan untuk mengirim lamaran karena Anda hanya tinggal mengedit alamat, subjek dan badan email saja. Semoga beruntung dan mendapatkan pekerjaan impian Anda!